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打ち合わせが苦手な人必見!今から活用できるコミュニケーション術〜デザインシンキング+α〜

仕事は嫌いじゃないけど、コミュニケーションが苦手で物事がいつもスムーズに進まない…とお悩みではありませんか?

コミュニケーションは業種を問わず、仕事に欠かせないツールです。

特にデザイナーに仕事を依頼する場合や、他業種の人と仕事をする場合、コミュニケーションがプロジェクト成功の鍵を握ることも少なくありません。

さらにデザインシンキングにコミュニケーションスキルが追加されることで、生み出される価値はさらに大きくなるのです。

そこで今回は、『課題を解決して新たな価値を生み出すためのスキル』として知られるデザインシンキングにプラスして知っておきたい、すぐに使えるコミュニケーション術を10個ご紹介します。

すぐ使えるコミュニケーション術10選

感謝の気持ちを添える

他の人に仕事の依頼をしたり、何かお願い事をしたりする時、要件だけを伝えていませんか?

また相手の反応が怖いからと、何もかも自分でやってしまい、オーバーワークに陥っていないでしょうか。

心当たりのある方は、ぜひ依頼の後に「ありがとう」「助かるよ」など、感謝の言葉を添えてみましょう。

いつもお願いしている相手には「いつも本当にありがとう」と伝えるのもよいでしょう。

ただ要件を伝えられるよりも、言葉が柔らかくなり、相手も気持ちよく仕事を引き受けてくれるようになるでしょう。

笑顔で話す

コールセンターでは応対中の自分の顔がわかるよう、席に鏡を設置しているところがあります。

もちろん電話の際、相手に自分の表情はわかりません。

それでも鏡を設置しているということは、表情が言葉尻にも影響を及ぼしているからだと言えるでしょう。

対面で話をする時はなおのことです。

同じ内容を伝える際にも、笑顔かどうかで相手の反応が変わることは少なくありません。

普段の会話はもちろん、特に何かをお願いするときなども、笑顔で対応すると良いでしょう。

ただし、ここでいう笑顔はヘラヘラした表情ではなく「微笑む」ということです。

素敵な笑顔は口角が上がり、上の歯の並びが下唇のラインに沿った表情です。

笑顔が苦手…という人は、一度練習してみてはいかがでしょうか。

最初に名前で呼ぶ

相手を呼ぶ時に「おい」「ねえ」など、名前を省略していませんか?

これでは相手は親近感をいだきにくくなります。

どんな相手にも、声掛けの際には「○○さん」と名前を最初に呼ぶようにしましょう。

ただし、男性が女性に声を書ける場合、下の名前で呼んだり「○○ちゃん」とちゃん付けしたりするのは、逆にイメージダウンになります。

必ず名字に敬称をつけて呼ぶようにしましょう。

嫌な話ほどゆっくり話す

お願いしにくい話や相手に嫌がられそうな話をする時は、早く終わらせたいという心理が働き、どうしても早口になりがちです。

しかし、早口だと相手が聞き取りにくくなるだけでなく、急かされているようにも感じてしまいます。

そのため、不要に相手が身構えてしまい、話が余計にこじれたり、うまく進まなくなったりしてしまう場合があります。

相手にとってマイナスになりそうな話ほど、ゆっくり相手が聞きやすいように話しましょう。

ゆっくり話すことで落ち着いた雰囲気が生まれ、相手も身構えなくなります。

また態度に余裕が生まれるため、安心して受けやすくなるのです。

相手の言葉を繰り返す

最も簡単な方法のひとつに、相手の話を繰り返すという方法があります。

例えば「このデザインは今の若者には合わないように感じる」と言われた場合、「今の若者には合わないように感じるんですね」と応じるのがこの方法です。

言葉を繰り返すことで、相手は自分の言葉がしっかり伝わっていることを認識でき、安心した気持ちになります。

また繰り返すことで、相手の気持ちを確かめることもできます。

解釈が間違っていないか確認する

いわゆる「要約」という方法です。

相手が矢継ぎ早に発言した際や、長時間話しをしていた場合、また相手の意図がいまいちつかめなかった場合に活用できます。

また、話をしていて相手の意見がコロコロ変わる場合もありますよね。

それはもしかすると、相手自身も自分の気持ちに気づいていなかったり、答えを決めかねていたりするのかもしれません。

そんな時に「それは○○ということですね」など要約してあげることで、内容を確認することができます。

また相手にとっても、自分の気持ちを整理するよい機会となるでしょう。

例えば「正解はひとつじゃないから、この方法を採用するかどうか難しいけど、今はこれしかないかな」と相手が話したとしましょう。

この場合「ではこの方法でやってみるということでよろしいですか?」などと聞いてみるといいかもしれません。

「わたしメッセージ」で伝える

相手の意見に対して指摘したり、何か指示をしようとする時に「あなたは○○よね」と、あなたメッセージで伝えていませんか。

あなたメッセージとは相手を主語にした伝え方で、受け取った側は「決めつけられた」「命令されている」という気持ちになります。

しかし、「私は今こう思っている」「今こういうことをしてほしいと思っている」と、主語を発言者にすることで、命令ではなく自分の気持ちを伝える言葉に変わります。

すると、相手はあなたメッセージよりも言葉をすんなり飲み込みやすくなるのです。

相槌を打つ

コミュニケーション術の基本とも言える「相槌」ですが、タイミングが分からず苦戦している人も多いようです。

また、言葉尻だけ相槌を打ってしまうと、逆に相手から「聞いているのか」と避難されたりすることもあります。

相槌とは本来、相手に対して「話を聞いていますよ」と伝えるための手段です。

そのため相槌を打つ時は相手を見ながら優しくほほえみ、話の内容にあわせて言葉を変えることが大切です。

よく使われる相槌には「そうなんですか」「なるほど」「知らなかった」「ええ」などがあります。

これらを話の内容に合わせて使い分けることで、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。

話題のアイテムをひとつ取り入れる

会話ではなく、態度でコミュニケーションを円滑にする方法もあります。

そのひとつが「話題のアイテムを取り入れる」という方法です。

例えばネクタイピンやファイル、付箋などを少し工夫してみましょう。

自然と会話が生まれるはずです。

このように、相手がつい話を振ってしまうようなトリガーを身に着けたり使用したりすることで、コミュニケーションが円滑になることがあります。

期限を設ける

仕事の話には必ず期限がつきものです。

それを区切らずに話をすすめると、相手の進捗が読めずに信用できない相手と捉えられることがあります。

特に打ち合わせなどの際には、「○日までに提出します」「○日に再度打ち合わせましょう」など、期限を設けると相手も信頼して仕事ができるようになります。

打ち合わせが苦手な人必見!今から活用できるコミュニケーション術〜デザインシンキング+α〜 まとめ

課題を解決し、新たな価値を生み出すには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。

そのためのポイントは、実はすぐに活用できるものが多いのです。

今回ご紹介した10個のポイントを早速実践してみてください。

きっとこれまでとは違った反応が相手から返ってくるはずです。